• Tijdrovende administratieve handelingen
• Fouten door handmatige invoer
• Onvolledige of kwijtgeraakte leverbonnen
• Beperkte controle vanuit de financiële administratie

Megamix zocht een oplossing om het ontvangstproces van goederen te digitaliseren, zonder extra druk te leggen op uitvoerders of magazijnmedewerkers.

De oplossing
NextApp Solutions ontwikkelde een mobiele applicatie op basis van Power Apps, ondersteund door AI en Power Automate, waarmee leverbonnen eenvoudig en betrouwbaar worden verwerkt.

De oplossing werkt als volgt:

• Mobiele scan van leverbonnen
   Bij ontvangst van goederen scant de medewerker de leverbon direct via de mobiele app.
• Automatisch uitlezen met AI
   De leverbon wordt met behulp van AI herkend en uitgelezen. Relevante gegevens zoals leverancier, datum, artikelnummers en aantallen worden automatisch vastgelegd.
• Centraal beheersysteem
   Alle uitgelezen informatie wordt opgeslagen in één beheersysteem, inclusief de originele leverbon als bijlage.
• 4-ogenprincipe
   De financiële administratie controleert de leverbon en kan deze na goedkeuring definitief verwerken. Hiermee is het vier-ogenprincipe geborgd.

Het resultaat
Megamix beschikt nu over een efficiënt en controleerbaar proces voor leverbonverwerking. Leverbonnen zijn direct digitaal beschikbaar, de foutkans is sterk verminderd en de financiële administratie houdt volledige controle.

Na goedkeuring volgens het 4-ogenprincipe wordt de leverbon bovendien automatisch geüpload naar AFAS, waardoor de financiële verwerking naadloos aansluit op het bestaande ERP-proces.

Wat levert het op?

• Snellere verwerking van inkomende goederen
• Minder administratieve handelingen
• Betere traceerbaarheid en controle
• Directe verwerking in AFAS na goedkeuring
• Een schaalbare oplossing die eenvoudig uit te breiden is

Het bericht Megamix: Van gescande leverbon naar gecontroleerde administratie verscheen eerst op NextApp Solutions.