GBC Gouda: Van gescande leverbon naar gecontroleerde administratie

De uitdaging
Dagelijks komen leveringen binnen op de bouwplaats. Leverbonnen werden vaak handmatig verwerkt of later overgetypt op kantoor. Dit leidde tot:

Tijdrovende administratieve handelingen
Fouten door handmatige invoer
Onvolledige of kwijtgeraakte leverbonnen
Beperkte controle vanuit de financiële administratie

GBC Gouda zocht een oplossing om het ontvangstproces van goederen te digitaliseren, zonder extra druk te leggen op uitvoerders of magazijnmedewerkers.

De oplossing
NextApp Solutions ontwikkelde een mobiele applicatie op basis van Power Apps, ondersteund door AI en Power Automate, waarmee leverbonnen eenvoudig en betrouwbaar worden verwerkt.

De oplossing werkt als volgt:

Mobiele scan van leverbonnen
Bij ontvangst van goederen scant de medewerker de leverbon direct via de mobiele app.
Automatisch uitlezen met AI
De leverbon wordt met behulp van AI herkend en uitgelezen. Relevante gegevens zoals leverancier, datum, artikelnummers en aantallen worden automatisch vastgelegd.
Centraal beheersysteem
Alle uitgelezen informatie wordt opgeslagen in één beheersysteem, inclusief de originele leverbon als bijlage.
4-ogenprincipe
De financiële administratie controleert de leverbon en kan deze na goedkeuring definitief verwerken. Hiermee is het vier-ogenprincipe geborgd.

Het resultaat
GBC Gouda beschikt nu over een efficiënt en controleerbaar proces voor leverbonverwerking. Leverbonnen zijn direct digitaal beschikbaar, de foutkans is sterk verminderd en de financiële administratie houdt volledige controle.

Na goedkeuring volgens het 4-ogenprincipe wordt de leverbon bovendien automatisch geüpload naar AFAS, waardoor de financiële verwerking naadloos aansluit op het bestaande ERP-proces.

Wat levert het op?